Inspektorzy powinni być świetni w:

• Szacowaniu rozmiarów, odległości i ilości; lub określaniu czasu, kosztów, zasobów lub materiałów potrzebnych do wykonania danej czynności.
• Obserwacji, odbiorze i pozyskiwaniu informacji ze wszystkich istotnych źródeł.
• Identyfikacji informacji poprzez kategoryzację, szacowanie, rozpoznawanie różnic lub podobieństw oraz wykrywanie zmian w okolicznościach lub zdarzeniach.
• Kontroli sprzętu, konstrukcji lub materiałów w celu zidentyfikowania przyczyn błędów lub innych problemów bądź wad.

Każdy administrator powinien wyróżniać się w:

• Przekazywaniu informacji przełożonym, współpracownikom i podwładnym, a także w komunikacji z osobami spoza organizacji, reprezentowaniu organizacji wobec klientów, opinii publicznej, organów rządowych i innych źródeł zewnętrznych. Informacje te można wymieniać osobiście, pisemnie, telefonicznie lub mailowo.
• Prowadzeniu dokumentacji informacyjnej i przetwarzaniu dokumentów.
• Rekrutacji, przeprowadzaniu rozmów kwalifikacyjnych, selekcji, zatrudnianiu i awansowaniu pracowników w organizacji oraz motywowaniu ich do współpracy w celu realizacji zadań poprzez zachęcanie i budowanie wzajemnego zaufania, szacunku i współpracy.

• Tworzenie i utrzymywanie dostępnych, odzyskiwalnych archiwów komputerowych i baz danych, z uwzględnieniem aktualnych osiągnięć w technologii elektronicznego przechowywania informacji.
• Organizowanie dokumentacji archiwalnej i opracowywanie systemów klasyfikacji w celu ułatwienia dostępu do materiałów archiwalnych.
• Uwierzytelnianie i wycena dokumentów historycznych i materiałów archiwalnych.
• Świadczenie usług informacyjnych i pomocy użytkownikom potrzebującym materiałów archiwalnych.
• Kierowanie pracami pracowników pomagających w porządkowaniu, katalogowaniu, wystawianiu i utrzymywaniu zbiorów cennych materiałów.
• Przechowywanie dokumentacji, dokumentów i obiektów, kopiowanie dokumentacji na filmy, kasety wideo, kasety audio, dyski lub do formatów komputerowych, w zależności od potrzeb.
• Opracowywanie i administrowanie wytycznymi dotyczącymi publicznego dostępu i korzystania z materiałów.
• Lokalizację nowych materiałów oraz kierowanie ich nabywaniem i eksponowaniem.
• Badanie i dokumentowanie pochodzenia i historycznego znaczenia materiałów archiwalnych.