مدير
يجب أن يتفوق أي مدير في:
- توفير المعلومات للمشرفين وزملاء العمل والمرؤوسين، بالإضافة إلى التواصل مع جهات خارجية، وتمثيل المؤسسة أمام العملاء والجمهور والحكومة وغيرها من المصادر الخارجية. يمكن تبادل هذه المعلومات شخصيًا أو كتابيًا أو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
- حفظ ملفات المعلومات ومعالجة المستندات.
- استقطاب الموظفين وإجراء المقابلات معهم واختيارهم وتوظيفهم وترقيتهم في المؤسسة، وتشجيعهم على العمل معًا لإنجاز المهام من خلال تشجيع وبناء الثقة المتبادلة والاحترام والتعاون.
مفتش
يجب أن يكون المفتشون بارعين في:
- تقدير الأحجام والمسافات والكميات؛ أو تحديد الوقت والتكاليف والموارد والمواد اللازمة لأداء نشاط عمل.
- ملاحظة المعلومات واستلامها والحصول عليها من جميع المصادر ذات الصلة.
- تحديد المعلومات من خلال تصنيفها وتقديرها وإدراك أوجه الاختلاف أو التشابه، واكتشاف التغيرات في الظروف أو الأحداث.
- فحص المعدات أو الهياكل أو المواد لتحديد سبب الأخطاء أو غيرها من المشاكل أو العيوب.
أنشطة إضافية متعلقة بالوظيفة لـ موظفي الطلبات
- الحصول على أسماء العملاء وعناوينهم ومعلومات الفواتير وأرقام المنتجات ومواصفات العناصر المراد شراؤها وإدخال هذه المعلومات في نماذج الطلبات.
- إعداد الفواتير ومستندات الشحن والعقود.
- إبلاغ العملاء عن طريق البريد أو الهاتف بمعلومات الطلب، مثل أسعار الوحدة، وتواريخ الشحن، وأي تأخيرات متوقعة.
- تلقي شكاوى العملاء والرد عليها.
- التحقق من صحة معلومات العميل والطلب، ومقارنتها بالمعلومات التي تم الحصول عليها مسبقًا حسب الضرورة.
- توجيه الأقسام أو الوحدات المحددة لإعداد الطلبيات وإرسالها إلى المواقع المحددة.
- التحقق من سجلات المخزون لتحديد مدى توفر البضائع المطلوبة.
- مراجعة الطلبات للتأكد من اكتمالها وفقًا لإجراءات إعداد التقارير وإرسال الطلبات غير المكتملة لمزيد من المعالجة.
- محاولة بيع بضائع أو خدمات إضافية للعملاء المحتملين أو الحاليين عبر الهاتف أو من خلال الزيارات.
- حفظ نسخ من الطلبات الواردة، أو تسجيل الطلبات في السجلات.
