על מפקחים להיות מצוינים ב:

• הערכת גדלים, מרחקים וכמויות; או קביעת זמן, עלויות, משאבים או חומרים הדרושים לביצוע פעילות עבודה.
• התבוננות, קבלה והשגה של מידע מכל המקורות הרלוונטיים.
• זיהוי מידע על ידי סיווג, הערכה, זיהוי הבדלים או קווי דמיון, וגילוי שינויים בנסיבות או אירועים.
• בדיקת ציוד, מבנים או חומרים כדי לזהות את הגורם לשגיאות או בעיות או פגמים אחרים.

כל מנהל צריך להצטיין ב:

• מתן מידע לממונים, עמיתים לעבודה וכפופים לו, כמו גם תקשורת עם אנשים מחוץ לארגון, ייצוג הארגון מול לקוחות, הציבור, הממשלה ומקורות חיצוניים אחרים. ניתן להחליף מידע זה באופן אישי, בכתב, בטלפון או בדוא"ל.
• ניהול קבצי מידע ועיבוד ניירת.
• גיוס, ראיונות, בחירה, העסקה וקידום עובדים בארגון, וגיוס עובדים משותפים לביצוע משימות על ידי עידוד ובניית אמון הדדי, כבוד ושיתוף פעולה.

• יצירה ותחזוקה של ארכיונים ומסדי נתונים ממוחשבים נגישים וניתנים לאחזור, תוך שילוב ההתקדמות העדכנית בטכנולוגיית אחסון מידע אלקטרוני.
• ארגון רשומות ארכיוניות ופיתוח מערכות סיווג להקלת הגישה לחומרים ארכיוניים.
• אימות והערכת מסמכים היסטוריים וחומרים ארכיוניים.
• מתן שירותי עיון וסיוע למשתמשים הזקוקים לחומרים ארכיוניים.
• הנחיית פעילויות של עובדים המסייעים בסידור, קטלוג, תצוגה ותחזוקה של אוספים של חומרים יקרי ערך.
• שימור רשומות, מסמכים וחפצים, העתקת רשומות לסרט, קלטת וידאו, קלטת שמע, דיסק או פורמטים ממוחשבים לפי הצורך.
• קביעת וניהול הנחיות מדיניות בנוגע לגישה ציבורית ושימוש בחומרים.
• איתור חומרים חדשים והנחיית רכישתם והצגתם.
• מחקר ורישום המקורות והמשמעות ההיסטורית של חומרי ארכיון.