مدیر
هر مدیری باید در موارد زیر سرآمد باشد:
- ارائه اطلاعات به سرپرستان، همکاران و زیردستان، و همچنین برقراری ارتباط با افراد خارج از سازمان، نمایندگی سازمان در برابر مشتریان، عموم مردم، دولت و سایر منابع خارجی. این اطلاعات میتواند به صورت حضوری، کتبی یا از طریق تلفن یا ایمیل رد و بدل شود.
- نگهداری فایلهای اطلاعاتی و پردازش اسناد و مدارک.
- استخدام، مصاحبه، انتخاب، استخدام و ارتقاء کارکنان در یک سازمان، و وادار کردن آنها به همکاری برای انجام وظایف با تشویق و ایجاد اعتماد، احترام و همکاری متقابل.
میانجی
میانجیها باید قادر به انجام موارد زیر باشند:
- ارائه کمک شخصی، مراقبت پزشکی، حمایت عاطفی یا سایر مراقبتهای شخصی به دیگران مانند همکاران، مشتریان یا بیماران.
- ایجاد روابط کاری سازنده و مشارکتی با دیگران و حفظ آنها در طول زمان.
- انجام کار برای مردم یا تعامل مستقیم با عموم. این شامل خدمت به مشتریان در رستورانها و فروشگاهها و پذیرش مشتریان یا مهمانان میشود.
- رسیدگی به شکایات، حل و فصل اختلافات و حل و فصل شکایات و اختلافات، یا مذاکره با دیگران به روشهای دیگر.
سایر فعالیتهای شغلیمنشیهای مکاتبات
- تهیه اسناد و مکاتبات، مانند ادعاهای خسارت، استعلامهای اعتباری و صورتحساب، فاکتورها و شکایات خدماتی.
- جمعآوری دادهها از سوابق تا تهیه گزارشهای دورهای.
- ارائه توضیحات قابل فهم و مختصر در مورد قوانین و مقررات حاکم.
- خواندن مکاتبات دریافتی برای تعیین ماهیت نگرانیهای نویسندگان و تعیین وضعیت مکاتبات.
- تایپ نامههای تقدیر و تشکر به افرادی که مکاتبات را ارسال میکنند.
- بررسی قالببندی مناسب و صحت تایپی مکاتبات و جمعآوری اطلاعات در فرمهای تعیین شده با تعداد کافی نسخه و ارائه آن به یک مقام مجاز برای امضا.
- نگهداری پروندهها و کنترل سوابق برای نشان دادن فعالیتهای مکاتبات.
- جمعآوری سوابق مربوط به مشکلات خاص، بررسی آنها از نظر کامل بودن و صحت، و در صورت لزوم پیوست کردن سوابق به مکاتبات.
- تکمیل فرمها و نامهها در پاسخ به درخواستها یا مشکلات شناسایی شده توسط مکاتبات.
