مفتش
يجب أن يكون المفتشون بارعين في:
- تقدير الأحجام والمسافات والكميات؛ أو تحديد الوقت والتكاليف والموارد والمواد اللازمة لأداء نشاط عمل.
- ملاحظة المعلومات واستلامها والحصول عليها من جميع المصادر ذات الصلة.
- تحديد المعلومات من خلال تصنيفها وتقديرها وإدراك أوجه الاختلاف أو التشابه، واكتشاف التغيرات في الظروف أو الأحداث.
- فحص المعدات أو الهياكل أو المواد لتحديد سبب الأخطاء أو غيرها من المشاكل أو العيوب.
مدير
يجب أن يتفوق أي مدير في:
- توفير المعلومات للمشرفين وزملاء العمل والمرؤوسين، بالإضافة إلى التواصل مع جهات خارجية، وتمثيل المؤسسة أمام العملاء والجمهور والحكومة وغيرها من المصادر الخارجية. يمكن تبادل هذه المعلومات شخصيًا أو كتابيًا أو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
- حفظ ملفات المعلومات ومعالجة المستندات.
- استقطاب الموظفين وإجراء المقابلات معهم واختيارهم وتوظيفهم وترقيتهم في المؤسسة، وتشجيعهم على العمل معًا لإنجاز المهام من خلال تشجيع وبناء الثقة المتبادلة والاحترام والتعاون.
أنشطة إضافية متعلقة بالوظيفة لـ الأرشيفيون
- إنشاء وصيانة أرشيفات وقواعد بيانات كمبيوترية يمكن الوصول إليها واسترجاعها، مع دمج التطورات الحالية في تكنولوجيا تخزين المعلومات الإلكترونية.
- تنظيم السجلات الأرشيفية وتطوير أنظمة التصنيف لتسهيل الوصول إلى المواد الأرشيفية.
- توثيق وتقييم الوثائق التاريخية والمواد الأرشيفية.
- توفير خدمات مرجعية ومساعدة للمستخدمين الذين يحتاجون إلى مواد أرشيفية.
- توجيه أنشطة العاملين الذين يساعدون في ترتيب وفهرسة وعرض وصيانة مجموعات المواد القيمة.
- حفظ السجلات والمستندات والأشياء، ونسخ السجلات إلى أفلام أو أشرطة فيديو أو أشرطة صوتية أو أقراص أو تنسيقات الكمبيوتر حسب الضرورة.
- إنشاء وإدارة المبادئ التوجيهية للسياسة المتعلقة بالوصول العام واستخدام المواد.
- تحديد المواد الجديدة وتوجيه الحصول عليها وعرضها.
- البحث وتسجيل أصول وأهمية المواد الأرشيفية التاريخية.
